Содержание:

Система управления презентациями

Обзор Системы

Система управления презентациями (СУП) решает задачу организации работы с большим объемом презентаций.

СУП — это организационно-техническая система на основе продуктов Microsoft для автоматизации всего цикла работ с презентациями: начиная от идеи презентации и заканчивая анализом проведенного публичного выступления.

СУП регламентирует и формализует все аспекты процессов создания, сопровождения и актуализации презентаций. СУП обеспечивает упорядоченное хранение всех презентационных материалов и организует удобный доступ к ним.

Использование СУП повышает эффективность презентаций, сокращает время и затраты на их подготовку.

Возможности Системы

Упорядоченное хранение презентаций и сопутствующих информационных материалов, доступ из единого источника:
→ к актуальным файлам презентаций;
→ к исходным данным для презентаций;
→ к нормативным документам и руководствам по презентациям;
Соответствие презентаций корпоративному стилю;
Простая актуализация презентаций;
Быстрая адаптация и «сборка» новой презентации под конкретную аудиторию;
Анализ эффективности проведенных презентаций.

СУП позволяет радикально сократить время создания презентаций, повысить их качество и эффективность.

Внедрение СУП формирует культуру подготовки презентаций на предприятии, улучшает коммуникацию внутри компании, позволяет вести бизнес лучше и результативнее.

Состав Системы

В состав СУП входят следующие компоненты:

Портал (или раздел портала) на базе Microsoft SharePoint Server, сконфигурированный и настроенный для хранения презентаций и сопутствующих материалов;
Шаблон оформления презентаций;
Свод инструкций и регламент по работе с презентациями;
Шаблоны документов (приказов, договоров, анкет), необходимых для эффективной организации работы.

Портал — единая точка доступа к презентациям

Ядром системы является портал на основе Microsoft SharePoint Server. Структура портала, разработанная в PowerGuide, предлагает удобный механизм для хранения, актуализации и поиска всех материалов, относящихся к презентациям. Портал также позволяет реализовать разграничение доступа к презентациям.

Использование Microsoft SharePoint Server, делает СУП легко интегрируемым в существующую ИТ-инфраструктуру.

Шаблоны — единство оформления презентаций

Использование шаблонов упрощает верстку презентаций в PowerPoint и дает возможность всем сотрудникам делать отлично оформленные презентации.

Шаблон оформления презентации — это документ в формате PowerPoint включающий в себя шаблоны для:

Слайдов разных типов (текстовые, графические, таблицы, диаграммы, схемы и т.д.);
Структуры презентации (взаимного расположения разделов и связей между ними);
Анимации;
Графиков и схем;
Фотографий;
Специальных элементов (таких как элементы управления, действия PowerPoint и т.д.).

Шаблон разрабатывается исходя из специфики презентаций заказчика. При необходимости возможна разработка комплекта шаблонов для презентаций различных направлений — обучающих, бизнес-презентаций, отчетов и т.д.

Шаблон создается с учетом в соответствии с фирменным стилем и корпоративными стандартами заказчика.

Общий объем шаблона не менее 30 слайдов. В комплекте с шаблоном может поставляться графическая инструкция по верстке презентаций (выполненная в виде презентации в формате PowerPoint).

Инструкции — формализация всех аспектов работы

Инструкции описывают все без исключения этапы подготовки и проведения презентаций. Написанные простым и понятным языком с большим количеством иллюстраций, они позволяют любому сотруднику самостоятельно создавать эффективные и прекрасно оформленные презентации.

Инструкции описывают и формализуют:

Правильную постановку целей презентации;
Анализ исходных данных;
Правила представления информации на слайдах;
Работу с шаблонами презентаций;
Работу с порталом;
Работу по презентациям с подрядчиками (дизайнерами и верстальщиками);
Подготовку выступления;
Анализ проведенного выступления;
Корректную актуализацию презентаций;

Инструкции разрабатываются в соответствии с имеющейся нормативной базой и корпоративными правилами заказчика. Инструкции увязываются с существующими бизнес-процессами.

Все инструкции снабжаются технологическими картами, повышающими наглядность представления описываемых операций и связи между ними.

Можно справедливо заметить: «Инструкции редко читают». Мы знаем об этой проблеме. PowerGuide разрабатывает инструкции так, чтобы ими было легко пользоваться и интересно читать. Основной упор делается на наглядность представления информации. Найти ответ на нужный вопрос в наших инструкциях проще, чем искать его методом «научного тыка» :-)

Обычно суммарный объем инструкций — это около 150—200 страниц хорошо иллюстрированного текста.

Документы

Помимо инструкций в состав СУП входит ряд документов необходимых для организации работы над презентациями.

Это:

Шаблоны договоров с подрядчиками;
Шаблоны приглашений на презентацию;
Контрольные листы подготовки к выступлениям;
Анкета оценки выступления.

Данные документы позволяют ускорить процесс верстки презентаций, избежать ошибок на этапе подготовки публичного выступления и правильно оценить его результат.

Внедрение СУП на предприятии

Все работы по разработке и внедрению СУП ведутся на основе Технического Задания (ТЗ). ТЗ составляется агентством PowerGuide согласно ГОСТ 34.602-89 и утверждается заказчиком.

Организация работы

1.Разработка ТЗ

Перед началом работ заказчик формулирует требования к системе, после чего проводится анализ процесса подготовки презентаций на предприятии заказчика в настоящий момент. На основе полученных данных разрабатывается ТЗ.

2.Создание СУП

Далее специалистами PowerGuide создаются шаблоны презентаций, инструкции и выполняются иные работы в рамках ТЗ. Отчеты о проделанной работе регулярно направляются заказчику.

3.Внедрение и обучение

После завершения работ над СУП и их приемки, проводится обучение работе с системой среди сотрудников заказчика. Данный этап очень важен! Успешность внедрения системы во многом определяется тщательностью обучения персонала. span>

4.Поддержка

В дальнейшем во время эксплуатации системы осуществляется техническая поддержка и консультирование.

Конфиденциальность

Агентство PowerGuide считает конфиденциальными любые сведения полученные от заказчика. Публикация упомянутых сведений или их передача третьим лицам возможны только с разрешения заказчика.

Сроки и стоимость

Стоимость работ и сроки внедрения системы определяются после предварительного согласования общего объема работ с Заказчиком. Обычно разработка и внедрение СУП занимает от 1 до 3 месяцев.

Результат

Внедрение СУП радикально повысит уровень подготовки презентаций и публичных выступлений, сократит временные финансовые и организационные затраты на их подготовку, улучшит коммуникацию внутри и за пределами компании.

Загрузить

Презентацию СУП Каталог корпоративных решений

Ссылки

Microsoft presentation viewer

Задать вопрос